Felsőfokú tanulmányait az [[Debreceni Egyetem|Kossuth Lajos Tudományegyetem]] Bölcsészettudományi Karának történelem–angol szakán végezte. 1996-ban szerzett PhD fokozatot a [[Debreceni Egyetem|Kossuth Lajos Tudományegyetem]] Bölcsészettudományi Karán. 1986-tól a [[Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár]] angol nyelv és irodalom szakreferense. 1992-ben fél évet töltött a londoni [[King’sKing's College London]] könyvtárában. 1993-tól a Debreceni Universitas új integrált könyvtári rendszere bevezetéssel együtt járó szoftvertesztelésének, majd az új könyvtári munkafolyamatok kidolgozásának és bevezetésének összehangolásával bízták meg. 1995-ben a Bibliográfiai és Szakreferensi Osztály vezetőjévé nevezték ki, majd 1996-ban az osztályvezetőség mellett az Egyetemi Könyvtár munkáját főigazgató-helyettesként segítette. 2001-től az integrált Egyetemi Könyvtár tájékoztató szolgáltatásainak egységesítésével bízták meg, majd a nemzeti gyűjteménnyel és az ezzel kapcsolatos országos szolgáltatások fejlesztése és irányítása jelentette feladatainak oroszlánrészét. Az ezredforduló körüli időktől jelentős országos feladatokat is vállalt, az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer (ODR) kialakítása, fejlesztése volt a feladata. Koltay Klára a DEENK-hez kapcsolódó ODR mellett több nagyon fontos országos projektben vett részt vagy felkért szakértőként vagy a projekt aktív vezetőjeként. Az országos közös katalogizálás és tárgyszó-adatbázis (MOKKA, Matriksz) kialakítása, a közös katalógus és az országos dokumentum-ellátó rendszer átalakítása, összehangolása a 2010-es évektől kezdve nem valósulhatott volna meg az ő szakmai tudása, országos rendszerben való gondolkodása nélkül.
