Az útnyilvántartás olyan bizonylat, amellyel a céges autó hivatali, illetve üzleti utazásait van lehetőség elszámolni. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartáson a költségek elszámolása az üzemanyagszámlák alapján történik. Az útnyilvántartásnak egy esetleges ellenőrzés során naprakésznek kell lennie. Az útnyilvántartás vezetését korszerű útnyilvántartó programok segítik.


Útnyilvántartás vezetésére kötelezettek

szerkesztés
  • A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt gépjármű költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles)
  • Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autó cégautóadójának megfizetése alól, ha útnyilvántartással bizonyítja menetteljesítményét
  • Cégeknek, céges tulajdonban lévő autókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához nagyon ajánlott mégis útnyilvántartást vezetni a biztonság kedvéért
  • 2012-től a cégautóadót drasztikusan megemelték, viszont ez kiváltható kiküldetési rendelvénnyel
  • Már egyszemélyes Kft.-k és Bt.-k is használhatják a kiküldetési rendelvényt, megspórolhatják a cégautóadót
  • 2012-től a bérelt illetve lízingelt autók áfatartalma újra levonható, viszont a használatot útnyilvántartással kell alátámasztani
  • Magánautók céges használata után komoly összegű cégautóadót kell fizetni, kivéve ha kiküldetési rendelvényen vannak a költségek elszámolva
  • Aki kilépett az EVA körből, annak szüksége lehet útnyilvántartó programra
  • Bérelt illetve lízingelt autók áfa-visszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges/magánutak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az áfát. 2013-tól a fenntartáshoz szükséges költségek áfatartalma is arányosan visszaigényelhető, ráadásul 2013. július 1-től a cégautóadóból a gépjárműadó is levonható.
  • 2019-től megjelent az "átalányadó", ezzel útnyilvántartás nélkül is le lehet vonni a lízing- és tartós bérlet ÁFA-jának 50%-át. Útnyilvántartással továbbra is akár 100% levonható (a céges utak arányában), de ehhez továbbra is útnyilvántartás vezetése szükséges.

Az útnyilvántartás kötelező adatai

szerkesztés

Minden útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:

  • a gépjármű típusát
  • a gépjármű forgalmi rendszámát
  • a fogyasztási normát
  • az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
  • az utazás időpontját
  • az utazás kiindulópontját
  • az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova)
  • a megtett kilométerek számát tételesen
  • tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát

Útnyilvántartás nyomtatási minta 2021

Az útnyilvántartás vezetésének módjai

szerkesztés
  • papíron, erre alkalmas nyomtatványon
  • Excelben
  • GPS nyomkövető berendezés által vett adatokból
  • útnyilvántartó programmal
  • mobil alkalmazás segítségével


Az útnyilvántartó program

szerkesztés

Az útnyilvántartó program segíti és gyorsítja az útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény elkészítését.

Az útnyilvántartó program gyártók egy része igyekszik a mindenkori jogszabályoknak megfelelően a felhasználót segíteni az aktuális bizonylat kifogástalan elkészítésében, hogy egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során ne keletkezzen büntetés.

Az útnyilvántartó programokban foglalt adatok illetve a programok funkciói

szerkesztés
  • általános jogszabálykövetés
  • havi NAV (APEH) üzemanyagárak
  • fogyasztási normák (alapnorma-átalány)
  • autók fogyasztási adatai
  • autók főbb adatainak nyilvántartása
  • munkaszüneti napok
  • fogyasztási korrekciók számítása
  • kilométer-óra állás rögzítése
  • nyomtatható kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás
  • adatmentés
  • külföldi utak kezelése
  • körutak kezelése
  • partnerimportálás
  • tankolások rögzítése
  • logikai ütközéseket figyelő algoritmusok
  • autó-partner összerendelés
  • számítógépes hálózatban való munka támogatása
  • partnerek távolságszámításához szükséges algoritmus
  • mobil alkalmazás támogatása

Az útnyilvántartó programok fejlődése

szerkesztés
  • kezdetben papíron kézzel vezették az útnyilvántartást, számolgatták a partnertávolságokat
  • később nyomtatványon ugyanígy
  • az 1990-es években megjelentek az első útnyilvántartó programok, ezek főleg a bizonylat összeállításában segítettek, alig volt előrelépés a nyomtatványboltos összeállításnál
  • az 1990-es évek végén az útnyilvántartó programok már a városok között tudták számolni a távolságokat beépített címadatbázis segítségével, azonban ez sosem volt pontos, és csak egyesével tudott távolságokat számolni
  • szintén az 1990-es évek közepétől / végétől akik nem ismerték az útnyilvántartó programok előnyeit, azok Microsoft Excel táblázatban állították össze bizonylatukat. Ennek érdekessége, hogy sokan a mai napig ezt használják főleg "takarékoskodási" okokból
  • a 2000-es évek elején már létezett külső térképes, de háztól-házig távolságszámoló útnyilvántartó program
  • 2003 környékén jelent meg az első online, webes felületű útnyilvántartó program, de hamarosan meg is szűnt
  • 2005-ben jelent meg a beépített térképes, már tömeges(!) távolságszámításra alkalmas útnyilvántartó program
  • 2005 végén jelent meg az első és egyetlen olyan blog, amely kizárólag az útnyilvántartás témájával foglalkozik[1]
  • 2008-tól jelentek meg a beépített térképes megoldás ötlete alapján az annál jóval egyszerűbb, kevesebbet tudó (partnertávolságok számolása csak egyesével) Google Maps integrációval megoldott, PC-n futó útnyilvántartó programok. Habár egyértelműen a PC-s programok hódítanak, már népszerűek az online webes felületen elérhető programok is.
  • 2013-ban megjelent iPhone-ra, Androidra és Windows Phone-ra (mobil platformokra) útnyilvántartó app,
  • 2018-ban megszűnt a Windows Phone verzió, mivel a másik két platform dominálja a világpiacot,
  • szintén 2018-ban jelent meg olyan Online útnyilvántartó program, amely az önálló webes felülete mellett saját mobil alkalmazással is rendelkezik, ami útközben automata rögzítési módokkal is képes rögzíteni és feldolgozni az utakat
  • 2019-től már 70 logikai ütközést is ellenőriz és javít nyomtatás előtt a "beépített NAV-ellenőr", hogy a felhasználóknak biztosan NAV-álló útnyilvántartásuk lehessen.
  1. ez 2007-ben HVG Goldenblog díjas lett